Lob der Liste

„Menschen lieben Listen“ – dieser Slogan eines Stuttgarter Automobilherstellers lässt mich schmunzeln. Ja, auch ich gehöre zu den entschiedenen Befürworterinnen der Liste. Der erwähnte TV-Spot spielte übrigens auf den Zugang zu erstrebenswerten Veranstaltungen an: die Einladungsliste, die Auswahlliste für einen Preis etc.

Was ich schätze, sind Listen – für den Tag, im Agentursprech gern „To-Do-Liste“ genannt. Befürworter des Zeitmanagements raten zu (am Vorabend erstellten) Tagesplänen nach der ALPEN-Methode. Das Akronym steht für Aufgaben – Länge – Pufferzeit –Entscheidungen – Nachkontrolle. In wenigen Minuten sollen damit für jeden Arbeitstag die Aufgaben realistisch erfasst sein, in ihrer Länge eingeplant und Entscheidungen getroffen werden, was höhere Priorität besitzt. Dies ist insbesondere für Freiberufler/innen wie mich oder Lehrer/innen sinnvoll, die zu bestimmten Zeiten ihre Arbeitszeit selbst einteilen können und nicht ständig vom Tagesgeschäft überrannt werden.

Noch bedeutsamer als die eher banalen Tageslisten, die gern nach beruflich/privat aufzuteilen sind, sind mir umfassende Checklisten – vor allem bei der mehrmonatigen Großveranstaltungsplanung. Wenn die Konzeption Gestalt angenommen hat, dann beginnt sich diese Liste mit vielen Details, Absprachen, Meilensteinen, Projektschritten und Zuständigkeiten zu füllen – und bekommt zum Teil eine beängstigende Kleinschrittigkeit, die Freigeister und Macher den Kopf schütteln lässt.

Mir geht es darum, meinen Kopf von diesen Details zu befreien, die sich sonst in unpassenden Momenten (vor dem Einschlafen, beim Weg von A nach B) zwischen wichtige Gedanken schieben. Außerdem möchte ich im Team für Austausch darüber sorgen, ob noch Punkte fehlen oder was mit Dritten in Telefonkonferenzen zu besprechen ist. Nach Zeiten der Abwesenheit oder Beschäftigung mit anderen Projekten wende ich mich wieder der Liste zu und stelle fest, was in der Zwischenzeit liegen geblieben ist oder an welcher Stelle der Ablauf noch hakt. Insofern hat die Liste eine disziplinierende und zugleich beruhigende Funktion: es ist an alles gedacht und das, was wir nicht beeinflussen können, werden wir vor Ort improvisieren.

Meine Listen werden meist in Standardprogrammen, wie Word oder Excel geführt und haben drei Spalten: wer –  was  – wann? Sie sind so verständlich gehalten, dass auch außenstehende Kollegen die Punkte weiter bearbeiten können. In der Tat muss die Zuständigkeit für das Pflegen der Liste (Aktualisieren nach Telefonaten) eindeutig geklärt sein, die restlichen Teammitglieder ergänzen. Klare Aufgabenzuständigkeiten und Fristen führen dazu, dass sich keine/r unbemerkt hinter der Fülle an Punkten verstecken kann (TEAM im Sinne von „Toll, Ein Anderer Machts!“). Probieren Sie es selbst – Sie müssen regelmäßig Zeit investieren, gewinnen aber ein Vielfaches an Überblick und Zeiteinteilung.

Caroline Meynen